Conócete a ti mismo. Gestiona, una herramienta de aprendizaje
Por: Alfredo Coronel Zegarra Guzmán Barrón
La necesidad de diagnosticar
La labor de consultoría es una tarea que busca brindar “recomendaciones, asesoramiento” a quienes se acerquen a nosotros buscando orientación en algún tema particular o por alguna circunstancia que esté pasando en la empresa.
Normalmente se “busca” consultoría en el momento en que se detecta una brecha, problema o simplemente hay una inquietud sobre la cual se requiere una opinión informada, una ruta de acción o una solución inmediata y de rápido efecto.
Ante tal circunstancia en Recursos, desarrollamos y promovimos, en estos 31 años de vida institucional, la necesidad de diagnosticar, antes de “intervenir”. Al igual que un médico se requiere contar, por un lado, con la información del “paciente” sobre sus “malestares y dolores”, y, por otro lado, es necesario tener una visión “objetiva” de la situación, lo cual se obtiene con indicadores “exámenes de laboratorio y chequeos médicos básicos”, esta información complementa, corrobora y amplía la visión del empresario.
Al diseñar Gestiona, hoy un programa en línea de diagnóstico y base para determinar un Plan de Mejora para cada empresa, se tuvieron que tratar de responder varias preguntas: ¿cómo identificar los problemas de la empresa?, ¿qué “partes” de la empresa analizar? y ¿hasta dónde indagar?
En ese sentido, se optó por hacer un diagnóstico que se base en concebir que la problemática de las empresas, en particular las de menor tamaño, estaban en la gestión de la unidad. Es decir, se podían tener problemas financieros, o de colocación de productos en el mercado o de contratación de personal o, en los procesos productivos, sin embargo, cualquiera o todos ellos eran síntomas de un problema mayor que se encontraba en la dirección de la empresa. El cerebro de la misma requería ayuda.
Gestiona es una herramienta que ayuda a identificar los indicadores y opiniones de los conductores de la organización en las cuatro áreas de la empresa: dirección, mercado, producción y finanzas. Las cuatro conforman el “sistema” de la organización. En cada una de las mismas se recoge información desde el punto de vista de la gestión.
Gestiona brinda al consultor datos relevantes, que le permiten analizar la situación, detectar una Matriz Competitiva y preparar un Plan de Mejora. Al dueño, gerente, empresario o funcionario, le es útil en tanto “ordena” y facilita tener una sola base de datos relevante a su organización.
Durante el proceso de diagnóstico, se va generando confianza entre el consultor y el empresario / funcionario de la organización. Al indagar sobre el funcionamiento de las diferentes áreas, se va produciendo una mayor relación entre ambas partes, facilitando futuras intervenciones y acciones. Un buen diagnóstico ayuda a “darle” valor a la tarea, más aún, si desde el inicio se producen intercambios que ayuden al interlocutor, fortaleciendo la relación con el cliente.
Una ventaja adicional del programa, es que los consultores pueden aplicarlo a todo tipo de instituciones y organizaciones, independientemente del sector económico, del giro: producción, comercio o servicios, o de la naturaleza de las mismas, puede ser aplicado a empresas públicas y privadas, así como, a organizaciones sin fines de lucro.
El diagnóstico provee información, ayuda a ganar confianza y genera valor.
Pasando del diagnóstico al aprendizaje
Gestiona, es una herramienta para diagnosticar a las organizaciones, se ha aplicado en sus 28 años de uso a gran cantidad de empresas de variados sectores económicos, en distintas escalas de empresas y a diferentes tipos de instituciones.
Gestiona, no reemplaza al consultor, es una ayuda para su labor. No se aplica automáticamente, ni arroja “soluciones”. Las tareas del asesor son aún variadas, analizar los reportes, revisión de información complementaria, considerar el contexto y evaluar otras variables relevantes no “levantadas” con el programa.
Igualmente, se trata de relaciones entre personas y, por ende, mucho del éxito de la aplicación depende de las características personales y profesionales de cada una de las partes intervinientes. El reconocimiento entre las partes, el respeto y la valoración de la opinión “del otro” resultan indispensables en la relación de confianza.
Hoy el equipo de Recursos le está dando un giro a la ejecución de los diagnósticos usando el programa Gestiona, reconociendo su potencial como herramienta que facilite el aprendizaje mutuo. Si bien siempre fue concebida como una herramienta para aprender lo que estaba pasando y comprender por dónde estaban los “problemas”, ahora se trata de “ir más allá” y buscar soluciones conjuntamente.
Insistir con los empresarios o representantes en la importancia de un análisis permanente de su situación se vuelve una tarea ineludible. Reforzar la labor de “traducción” de los resultados en elementos que sean aplicables, prácticos y “asibles” por los empresarios es central. Hay que apelar a un proceso de transferencia de conocimientos donde el sujeto sea el centro, en pie de igualdad, ambos actores estamos aprendiendo, tanto en identificar problemas como soluciones. El consultor no tiene todas las respuestas y el cliente no es un actor pasivo en este proceso.
Actualmente, el énfasis, antes que en la solución de “debilidades”, está centrada en aprovechar las “fortalezas” de la organización. No significa esto dejar de lado las brechas encontradas, es darle mayor peso a las posibilidades que ofrecen las potencialidades identificadas.
Los mecanismos para convertir a Gestiona como un instrumento que apoye la mejora continua, se están desarrollando a través de la misma acción de asistencia técnica brindada.
Hay, aún, un camino por recorrer, que permita mejorar el programa, vincularlo a las nuevas condiciones de virtualidad, precisarlo para que pueda convertirse en una opción para autodiagnóstico y prepararlo para que pueda ser usado en diferentes momentos por los mismos usuarios evaluando resultados.
Esto nos obliga, a diseñar complementos, pero, también, nos permite ratificar las bondades que ofrece hacer un buen diagnóstico para poder “acertar” en las recomendaciones y dar el mejor resultado a las necesidades de los usuarios de Gestiona. Hoy más que nunca, es necesario escuchar antes de actuar u opinar.