1.- Definición del producto

El Sistema de Mejoramiento Empresarial es un proceso que implica diferentes fases y actividades que parten de la hipótesis que ha orientado el trabajo de Recursos S.A. en este tema, donde los problemas que afrontan las pequeñas y medianas empresas en su mayoría están determinados por factores internos, sobre los que el empresario tiene control y puede actuar con éxito relativo.

La finalidad del sistema de mejoramiento empresarial es elaborar e implementar de manera conjunta, «consultor – empresario», planes de acción que contribuyan a mejorar el desempeño y eficiencia de la empresa en busca de una mejor posición competitiva en el mercado. Estos planes toman como punto de partida la situación por la que atraviesa la empresa en un momento determinado del tiempo.

A partir de la finalidad se han deducido los siguientes procesos que marcan la ruta de este método de consultoría:

• La determinación de la situación por la que atraviesa la empresa en un momento determinado, a través de indicadores en las áreas de finanzas, dirección, mercado y producción, los que sirven de insumo para el desarrollo de planes de mejoramiento.

• El desarrollo de clínicas de consultores, en las que se facilita el intercambio de información sobre la situación de la empresa, así como contribuir con aportes al diseño de planes de mejoramiento.

• La elaboración de planes de mejoramiento en forma conjunta, consultor – empresario, que se orientan a solucionar problemas de eficiencia y gestión en un plazo mediato.

• El logro de una mejor posición competitiva de la empresa a través de la implementación conjunta de los planes de mejoramiento.

2.- Condiciones para aplicar el sistema de mejoramiento empresarial

El sistema de mejoramiento empresarial requiere de ciertas condiciones para que su aplicación sea viable; dichas condiciones están clasificadas en tres tipos y se relacionan a la información, los consultores y los empresarios.

a.- Condiciones para la información

• La recopilación de información es en forma directa, en la misma empresa, fase que involucra directamente al consultor con el empresario y que sirve de base para el desarrollo de planes de mejoramiento.

• Es importante identificar las fuentes de información para facilitar el proceso de recopilación, con el objetivo de utilizar eficientemente la información disponible y al mismo tiempo obtener y organizar aquella que no lo está.

• Se debe estar en condiciones de verificar la calidad de la información que se utiliza en el proceso de diagnóstico, con el propósito de obtener resultados más precisos para un mejor análisis.

b.- Condiciones para los consultores

• El consultor debe tener conocimientos y experiencia en el sector al que pertenece la empresa que será analizada, con el propósito de garantizar la calidad del análisis e interpretación de resultados, así como del diseño del plan conjunto de mejoramiento que será propuesto.

• El consultor tiene que ser capaz de fomentar una relación de confianza con el empresario, comunicarse en forma efectiva y adecuada, con el objetivo de facilitar el acceso a la información de la empresa sobre las variables centrales que son tomadas en el sistema para el cálculo de los indicadores.

c.- Condiciones para los empresarios

• La principal condición es que los empresarios tengan disponibles los estados financieros de su empresa, los que sirven de insumo para realizar un diagnóstico rápido de su gestión. No contar con ellos constituye un peligro, pues no se contaría con las señales básicas para conducir el negocio.

• Al igual que el consultor, el empresario tiene que ser capaz de fomentar una relación de confianza, así como estar dispuesto a implementar un plan de mejoramiento proporcionando la información necesaria para contribuir a una mejor calidad de los resultados del diagnóstico y del diseño de las actividades que se propondrán.

• Es muy importante que el empresario esté dispuesto a implementar de manera conjunta el plan de mejoramiento, con el objetivo de garantizar el mejor desempeño de su negocio, así como de su posición competitiva.

3.- Importancia del diagnóstico empresarial como fase del sistema de mejoramiento

Como parte del sistema de mejoramiento y del proceso de consultoría, el diagnóstico empresarial debe contribuir al mejoramiento del desempeño de las empresas en sus mercados, por esto su importancia se centra en:

• Servir como punto de partida para el desarrollo de toda la empresa.

• Ordenar la información existente al interior y exterior de la empresa, así como la información que se genera durante su aplicación.

• Servir como herramienta para obtener información y a través de ella detectar problemas.

• Permitir que el empresario:

• • evalúe su empresa

  • mida la eficiencia de su desempeño

  • plantee nuevos objetivos en busca de una mejor posición competitiva

  • desarrolle proyectos futuros

  • diseñe acciones que mejoren el desempeño de la empresa

4.- El proceso del sistema de mejoramiento empresarial

Las fases que describen el proceso del sistema de mejoramiento empresarial se esquematizan en el gráfico que se presenta a continuación, el que muestra una ruta que facilita una combinación eficiente de las habilidades que poseen los consultores y los empresarios con el propósito de alcanzar un mejor nivel competitivo y de desempeño en los negocios de los últimos.

El proceso que se describe en el gráfico se desarrolla en dos niveles. El primero referido a un análisis rápido y específico de la información que se proporciona en los estados financieros de la empresa. El segundo nivel se realiza a través del análisis global y general de las cuatro áreas de la gestión empresarial.

La implementación de cualquiera de estos niveles en el proceso depende principalmente de las necesidades y disponibilidades de los empresarios. No obstante, el propósito en conjunto de ambos niveles es llegar a la formulación de un plan de mejoramiento, que a través de su ejecución (implementación de cambios) contribuya a mejorar el posicionamiento competitivo de la empresa.

Es necesario indicar que para dar inicio a cada una de las fases se requiere comprobar que se cumpla con todas las condiciones sobre la información, los consultores y los empresarios con el objetivo de garantizar la calidad de los resultados. Por otro lado, todas las fases de digitación de información, procesamiento y obtención de valores para los indicadores son apoyadas por la aplicación para Windows denominada Gestiona 2.

5.- Las fases del sistema de mejoramiento empresarial

a.- Primer nivel: diagnóstico rápido (financiero

La primera fase se inicia con la obtención de los estados financieros actualizados de parte del empresario: balance general y estado de resultados. Dado que esta información se basa en datos históricos, es importante que la fecha en la cual fueron elaborados no sea muy lejana de la fecha en que se hará el diagnóstico. Es ideal en pequeñas empresas contar con estados financieros con menos de 3 meses de antigüedad; márgenes que no superen los seis meses son también considerados adecuados y por último se puede también trabajar con los resultados anuales para el propósito del sistema. Siempre es necesario trabajar con el análisis de las cuentas que les dan origen.

En el trabajo con las pequeñas empresas y más aún con la microempresa de acumulación, se suele afirmar que el análisis de los estados financieros no es útil, debido a que éstos no reflejan la realidad. En el caso de la microempresa de acumulación se afirma incluso que no cuentan con esos registros.

Los consultores deben aprender a leer el balance y los resultados encontrar la consistencia de las cifras y magnitudes planteadas para poder orientarse. Si se diera el caso que los estados financieros no dan las señales del funcionamiento de la empresa, es necesario conversar y trabajar con el cliente para obtener la información más exacta que permita identificar el proceso que se vive. Este tipo de ajuste es indispensable para trabajar en un ambiente real y poder proponer recomendaciones útiles.

Si se diera el caso que una microempresa de acumulación no cuenta con estados financieros de ninguna clase, el consultor puede optar por diversos caminos. En la mayoría de casos será necesario proponerle a la empresa que antes de realizar una consultoría empresarial es indispensable que se levante, en primer lugar, las señales del proceso principal de la empresa, reflejada en los indicadores financieros. En situaciones donde la «microempresa» es de subsistencia, es decir se trata no de una empresa sino de actividades de generación de ingresos o de autoempleo, las señales con las que se trabaja están referidas estrictamente a la actividad productiva o de servicios y no se aplica esta herramienta. Recursos S.A. propone en estos casos practicar otro tipo de intervención, basándose en un análisis de flujo de caja. (Ver y utilizar esta herramienta, de libre disponibilidad, en la Caja de herramientas de gestión empresarial para PYME’s, MITINCI/ GTZ, dirección: http://www.mitinci.gob.pe/gtz).

La digitación de la información financiera se realiza directamente del balance general y estado de resultados al software, sin embargo, se debe tener en cuenta que la pantalla de ingreso agrupa y denomina las partidas contables de manera general, esto se hizo con la finalidad de adaptar las cuentas a los diferentes tipos de empresas.

La siguiente fase corresponde al procesamiento de la información, la cual es tarea exclusiva de la aplicación Gestiona 2, ésta provee a través de un reporte los ratios obtenidos, los mismos que responden a cuatro categorías: liquidez, gestión, solvencia y rentabilidad.

El reporte financiero que se obtiene permite al consultor hacer una primera evaluación de los resultados, los que le darán una visión amplia de cómo anda la empresa que está diagnosticando con lo que podrá desarrollar un conjunto de recomendaciones que contribuyan al mejoramiento del desempeño del negocio.

Una fase enriquecedora del proceso y que puede aportar nuevos criterios a los resultados de evaluación en este primer nivel es la clínica de consultores, que se caracteriza por:

• La reunión de un equipo de consultores generalistas y especialistas, con experiencia en asesoría a diferentes tipos de empresas. De la reunión participan seniors y juniors, lo que facilita el proceso de formación de consultores.

• Cada consultor presenta el caso y/o los casos más difíciles sobre las empresas que están diagnosticando con el propósito de generar un control y elevación de la calidad del servicio y mejora de las acciones que serán recomendadas.

• La reunión sirve también para facilitar información sobre el sector al cual pertenece la empresa, la que permitirá enmarcar al negocio en un contexto más amplio, así como compararlo con el promedio del mercado.

• Los consultores que participan en las clínicas deben guardar confidencialidad de los casos que allí se tratan, para garantizar los derechos de los clientes y la credibilidad de quienes tratan con él. Esta regla de comportamiento, de ética, es clave para el funcionamiento de las clínicas. Los participantes de la clínica no deben permitir que se rompa esta regla. Los consultores no deben proporcionar a los otros miembros de la clínica la identidad de sus clientes, así en algunos casos pueda parecer difícil mantener el anonimato. Velar por el respeto a la privacidad de las empresas tiene un conjunto de beneficios adicionales para los consultores, cultiva un ambiente de estricto respeto y consideración por los demás, obliga a concentrarse en los elementos técnicos y competitivos de la empresa y salvaguarda los intereses personales.

La última fase de este primer nivel se caracteriza por ser un trabajo conjunto consultor – empresario. El consultor entrega al empresario un informe de evaluación con los resultados y recomendaciones respectivas, para de manera coordinada discutir dicho informe, ajustar las recomendaciones y acordar el camino para implementarlas.

Al finalizar este primer nivel quedan dos alternativas a seguir: la primera es llevar el proceso de diagnóstico a un nivel más general o global, completando el análisis de las otras tres áreas de la gestión (dirección, mercado y producción); la segunda es dejar concluido el proceso de diagnóstico. Es necesario resaltar que la decisión de qué camino optar se encuentra en manos del empresario. El consultor, rigiéndose por el desempeño ético, solamente puede sugerir por cual seguir.

El primer nivel no es requisito para iniciar el segundo, debido a que el diagnóstico general integra en sí mismo el análisis de los ratios financieros que se obtienen del balance general y el estado de resultados, los cuales son la esencia del diagnóstico rápido.

b.- Segundo nivel: diagnóstico general

El segundo nivel de diagnóstico corresponde al análisis del desempeño de la empresa en las diferentes áreas de la gestión como son: finanzas, dirección, mercado y producción. Como se expone anteriormente se puede iniciar este nivel sin necesidad de haber pasado por el primero; lo que sí es indispensable es que se cumplan las condiciones sobre la información, los consultores y los empresarios para poder iniciar el proceso.

La primera fase parte es la obtención de información para realizar el diagnóstico; la obtención se hace a través de una ficha que se proporciona a través de Gestiona 2.0, que posee una opción para que ésta sea impresa, asimismo el consultor obtendrá los datos necesarios del empresario teniendo en cuenta la forma como se ha dado prioridad a las fuentes de información en el capítulo anterior.

El medio a través del cual el consultor obtiene los datos requeridos para el diagnóstico empresarial es una entrevista en las propias instalaciones de la empresa, en la que se utiliza la ficha de ingreso de información, la que recoge las opiniones del empresario y permite que el consultor las evalúe. Por otro lado, es recomendable que el consultor realice lecturas complementarias de las que pueda obtener información secundaria sobre el sector al que pertenece la empresa que está siendo analizada, esto será complementado posteriormente con la fase de clínicas.

Obtenida la información, se procede a la digitación de la información en Gestiona 2, con el propósito de procesarla y obtener los indicadores para el análisis.

La información es procesada por Gestiona 2. sobre la base de cálculos de formulas o presentaciones gráficas que responden a:

• Razones financieras.

• Promedios ponderados de las variables centrales.

• La evolución de determinados flujos en la empresa.

• Opiniones del empresario y el consultor sobre determinados aspectos.

Los indicadores son presentados por Gestiona 2 a través de reportes, los que pueden obtenerse globalmente o por cada área, estos facilitarán al consultor el proceso de identificación de:

• Las fortalezas que caracterizan a la empresa y que son la base para reconocer y aprovechar las oportunidades.

• Las debilidades en cada una de las áreas de la gestión y cuyo tratamiento pueden prevenir o permitir actuar frente a las amenazas reales o virtuales.

Una vez que el consultor ha identificado las fortalezas y debilidades que caracterizan a la empresa, esquematizadas en una primera versión de la matriz competitiva, pasará a diseñar un plan preliminar de mejoramiento en el que se detallará las acciones y cambios que se implementarán para contribuir al crecimiento y desarrollo de la empresa.

La siguiente fase es la clínica de consultores, que ya ha sido caracterizada en el punto anterior. Los productos principales de la clínica para el segundo nivel son:

• La discusión del diseño de la matriz competitiva de la empresa, que permitirá que el empresario conozca de forma gráfica y resumida la situación en la que se encuentra su negocio. La matriz es elaborada por el consultor responsable.

• El plan de mejoramiento que será propuesto al empresario con el detalle de las acciones y cambios que serán introducidos, los cuales contribuirán a generar una mejor posición competitiva en el mercado.

La fase final del proceso está dada por una reunión de trabajo con el empresario en la que el consultor presenta los resultados del diagnóstico y el plan de mejoramiento, a partir de los cuales se definirán los ajustes necesarios y la forma como se implementarán las acciones y cambios que se acuerde introducir.