El microempresario de subsistencia necesita de herramientas que le permitan conocer la ruta que su negocio está siguiendo, a partir de la evolución de sus ingresos y egresos. Esta tarea es relegada, entre otras razones, porque los procedimientos contables tradicionales le parecen complicados. Se ha diseñado una herramienta sencilla en hoja de cálculo, que puede ser llenada por el propio empresario de manera manual y en una copia que será proporcionada por un promotor. En los formatos se considerará la información diaria en forma agregada, permitiendo visualizar en una sola hoja los ingresos y egresos de un mes determinado.

Los promotores pueden apoyar inicialmente a los microempresarios, con la transcripción de la información registrada manualmente hacia hojas de cálculo computarizadas, una vez por mes, con el propósito de facilitar la capacitación del empresario en el uso de la herramienta.

Cada microempresa puede tener su propio disco en el que podrá actualizar sus datos cada mes, con la asistencia del promotor. Posteriormente el empresario continuará la tarea de manera manual, sacando fotocopia al formato inicial que se le proporciona para su uso mensual.

La herramienta se ha diseñado en un Libro de Excel para Office 97. Cada hoja de cálculo concentra la información de un determinado mes; estas se enlazan a una hoja final que corresponde al flujo de caja ejecutado para el periodo escogido, el mismo que permite obtener de forma automática los saldos finales.

Las descripciones o conceptos relacionados a los rubros de ingresos y egresos del formato que se presenta pueden ser adecuados en función de la actividad económica que desarrolla la microempresa.

El ejemplo que se alcanza corresponde a una empresa familiar de confecciones y venta de servicios de confecciones. Comienzan a aplicar sus registros en noviembre de 1997 a partir de un préstamo solicitado a una ONG por 2,000 dólares, para la compra de activos, además trabajaban con máquinas alquiladas.

Producen por campaña y los productos que confeccionan dependen de la temporada del año en que se encuentren: En Navidad, adornos; en verano, productos escolares; a mitad de año producen y venden servicio de guantes escolares; y entre el tercer y cuarto trimestre producen guantes de novia.